Sæt en dagsorden for din arbejdsdag

Når du nu sidder på din arbejdsplads og skal i gang med dagen, hvad er så det første du gør?
– Tjekker din mail?
Stop med det, lige nu!

Hvis du starter dagen med at tjekke din mail, så lader du andre sætte dagsordenen for din dag.
Du drukner hurtigt i administrative opgaver og ligegyldige “cc-mails” (sorry, men dem er der for mange af).
Start i stedet for dagen med at danne dig et overblik over dagens tre vigtigste opgaver.

  1. Vælg dagens tre vigtigste opgaver
  2. Hvad indeholder hver opgave i detail-punkter?
  3. Synliggør alle delopgaver til hver af de tre opgaver, så du kan få overblik over, hvad der egentlig skal til for at løse dem.
  4. Hvor lang tid vil hver opgave ca. tage?
  5. Er der andre, der skal involveres eller som du er afhængig af for at løse opgaven?

Start med at lave din liste for dagen ud fra disse tre punkter.
Hvis muligt, så løs de tre opgaver, inden du åbner din mail.

Vent i det mindste med at tjekke din mail, til du som minimum har løst dagens allervigtigste opgave.

Når du har overblik, er du mere produktiv, fokuseret og indstillet på at nå dine mål. Du har også overskud til at hjælpe andre, fordi du ved, hvor meget tid du har til rådighed.

 

Når du går til møder i løbet af dagen, kan du være fokuseret på at være til stede lige der, og bidrage til den fælles opgaveløsning, og du behøver ikke stresse over det, du tror, du ikke når. For du ved hvad du skal nå, og hvis dagens tre vigtigste opgaver er vigtigere end dette møde, så lad være med at deltage i mødet. Send en kollega eller bed om et referat.

Tidsrøver nr. 1 i vores videnssamfund

Hver gang du vælger at åbne din mailboks, så forstyrrer du dit arbejdsflow. Det koster dig både den tid du bruger på at læse mails og omkring 10-15 minutter at komme tilbage i det flow du havde på dagens vigtigste opgaver.

Så tænk over hvor mange gange du normal åbner din indbakke? Du kan opnå flere timers ekstra effektiv arbejdstid, ved at begrænse de gange du åbner din mail. Det kan også være, at den tid du sparer, er den der gør, at du ikke behøver at arbejde om aftenen eller søndag eftermiddag 😉

Så slå gerne alle notifikationer fra, så du ikke bliver forstyrret. Og bestem dig så for kun at åbne din mail 3 gange om dagen.
“Jamen, jeg venter på en vigtig mail”, tænker du.

Hvis den mail er en del af svaret på dagens tre vigtigste opgaver. Ja, så er den vigtig nok til at blive åbnet. Så luk din indbakke op, tjek om den er kommet – søg evt. efter den. Men du må ikke læse andre end den mail lige nu.

Så tag en kop kaffe, og giv dig tid til at sætte dagens dagsorden.

Et minut brugt på planlægning kan spare dig for 1 times spildtid.

Husk at bruge tjeklisten indtil det bliver en vane for dig at sætte dagsordenen for din arbejdsdag.

Rigtig god arbejdslyst!

Bedste hilsner,
Lone Stendal

Hungrer du efter mere viden?

Connect gerne med mig, hvis du vil være en del af mit netværk: Linked In

Få mit online magasin om videndeling, effektivitet og mødekultur, der skaber tilstedeværelse og overskud:

By | 2017-10-24T19:45:13+00:00 oktober 24th, 2017|Effektivitet|